Domínio, e-mail e website em caso de falecimento ou cessação de atividade: o que os familiares devem fazer

Faleceu um cliente, ou uma empresa, associação ou fundação vai cessar a atividade? Nesse caso, o site, o endereço de e-mail e o nome de domínio continuam ativos até que alguém tome uma decisão. Neste artigo, explicamos por que ordem deve proceder: que documentos enviar, como salvaguardar o e-mail e o site, e como manter ou cancelar o domínio.

1. Defina primeiro o que pretende

Normalmente, trata-se de uma destas três opções:

• Assumir tudo: a conta passa para o seu nome e o site, o e-mail e o domínio continuam ativos.
• Manter uma parte: por exemplo, apenas o nome de domínio, para que os endereços de e-mail antigos não fiquem nas mãos de terceiros, ou apenas o e-mail.
• Cancelar tudo: primeiro, salvaguarde o que ainda pretende guardar e, depois, cancele.

2. Envie os comprovativos

Se não conseguir iniciar sessão na conta da pessoa falecida, envie um e-mail para support@weboke.nl com:

• uma cópia da certidão de óbito;
• um comprovativo de que pode agir em nome dos herdeiros, por exemplo, uma habilitação de herdeiros ou um documento notarial que comprove a sua nomeação como cabeça de casal ou testamenteiro, ou uma autorização escrita dos herdeiros;
• uma cópia do seu documento de identificação;
• o que pretende: transferir a conta para o seu nome e endereço de e-mail, ou cancelar (parte dos) produtos e domínios.

A conta estava em nome de uma empresa, associação ou fundação? Nesse caso, o novo administrador ou uma pessoa com poderes de representação envia uma certidão recente do registo comercial (nos Países Baixos, a KvK) na qual conste o seu nome, juntamente com uma cópia do seu documento de identificação. Se o seu nome não constar da certidão, envie uma autorização escrita de alguém que conste.

Após a verificação, alteramos o endereço de e-mail e o número de telemóvel da conta. Em seguida, poderá pedir uma nova palavra-passe e iniciar sessão. Mais informações em Não consigo iniciar sessão: perdi o endereço de e-mail ou o telefone, ou o cliente faleceu.

3. Salvaguarde o e-mail e o site

Depois de iniciar sessão, poderá gerir o pacote no O meu WebOké e no DirectAdmin. Guarde em segurança o que pretende manter, mesmo que venha a cancelar tudo mais tarde:

1. E-mail: defina no DirectAdmin uma nova palavra-passe para a caixa de correio, consulte Alterar a palavra-passe de um endereço de e-mail. Depois, abra a caixa de correio num programa de e-mail e guarde as mensagens numa pasta local, consulte Guardar o e-mail localmente para poupar espaço no servidor de e-mail.
2. Site e ficheiros: transfira uma cópia de segurança completa, consulte WebOké Backups: consultar, restaurar ou transferir uma cópia de segurança.
3. Nextcloud: exporte os ficheiros, o calendário e os contactos, consulte Exportar os seus dados do Nextcloud: ficheiros, calendário e contactos.

Pretende informar os contactos de que o endereço já não é lido? Configure uma resposta automática na caixa de correio, consulte Respostas automáticas.

Trata-se de uma empresa que vai cessar a atividade? Tenha em conta que o e-mail profissional e as faturas podem estar sujeitos à obrigação legal de conservação para efeitos fiscais. Consulte Conservar o e-mail profissional: obrigação de conservação e arquivo.

4. Renovar ou cancelar

• Manter ativo: pague as faturas de renovação. Se estiverem associadas à conta da pessoa falecida, passará a recebê-las assim que a conta estiver associada ao seu endereço de e-mail.
• Cancelar: cancele com efeito na data de vencimento, para que tudo continue a funcionar até essa data. Pode cancelar no O meu WebOké ou, sem iniciar sessão, através do formulário Cancelar contrato, juntando os comprovativos do passo 2.
• Transferir: se outra pessoa pretender manter o site ou o domínio, peça a transferência do pacote ou do domínio para a conta WebOké dessa pessoa, em vez de o cancelar.

Após a data de término, o pacote é desativado de imediato. Se se tiver esquecido de alguma coisa, podemos, mediante pedido, restaurar uma cópia de segurança até 30 dias após a cessação. Faça o pedido através de um ticket. O que acontece após o cancelamento está descrito em Cancelar produtos e domínios, anular um cancelamento e o que acontece a seguir.

5. Atribua o domínio ao titular correto

Mesmo que a conta esteja em seu nome, o domínio não passa automaticamente a ser seu. No registry, a pessoa falecida ou a organização extinta continua a constar como titular. Se pretende manter o domínio, altere o titular nos contactos do domínio no O meu WebOké. Trata-se de uma mudança de titular: a partir desse momento, o domínio pertence juridicamente ao novo titular.

• Uma sociedade ou fundação vai cessar a atividade, mas um dos envolvidos pretende manter o domínio? Trate da mudança de titular antes de a organização ser eliminada do registo comercial.
• Quando um empresário em nome individual cessa a atividade, continua a ser ele próprio o titular. Em caso de falecimento, o domínio passa para um herdeiro através da mudança de titular.

Se tiver dificuldades, envie-nos um ticket. Saiba o que é um titular em O que é o titular de um domínio?.

Passo a passo, com capturas de ecrã: Alterar os contactos do domínio e o titular, Transferir e fundir contas e Cancelar um produto, anular um cancelamento ou transferir no manual da WebOké.

Consulte também: Sair da WebOké: como levar os seus dados consigo