Módulo 7 · 7.3
Partilhar e colaborar em segurança
Módulo 7: Acesso, fornecedores e cloud · Tempo de leitura: 10 minutos
Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá escolher para cada situação a forma mais segura de partilhar: partilha interna com uma conta, uma partilha pessoal, ou uma ligação pública com palavra-passe, data de validade e limite de transferências, e saberá o que é melhor não enviar por e-mail.
Conceitos-chave: ligação de partilha, ligação pública, data de validade, palavra-passe na ligação, limite de transferências, pedido de ficheiros, envio encriptado, dados mínimos
Partilhar é o novo anexo
Antigamente, enviava-se um documento como anexo a um e-mail. Hoje em dia, partilha-se cada vez mais uma ligação para um ficheiro no seu armazenamento na cloud. Isso tem grandes vantagens: não há cópias espalhadas, está sempre disponível a versão mais recente, também para ficheiros grandes, e pode revogar o acesso mais tarde. Um anexo que já foi enviado nunca mais pode ser recuperado.
Mas uma ligação também tem o seu próprio risco. Uma ligação pública funciona para qualquer pessoa que a tenha. Se for reencaminhada, colada num grupo de conversa ou chegar a uma caixa de correio invadida, essa outra pessoa também consegue aceder. Uma ligação sem palavra-passe nem data de validade, criada há três anos para um trabalho pontual, muitas vezes ainda funciona.
Três formas de partilhar
Quase todos os serviços de armazenamento na cloud têm três tipos de partilha. Escolha sempre a mais restrita que funcione.
| Forma | Quem pode aceder | Quando usar |
|---|---|---|
| Partilha interna com um colega que tem conta | Apenas essa pessoa, após iniciar sessão com a sua própria conta e 2FA | Colaborar dentro da sua empresa |
| Partilha pessoal através de endereço de e-mail | Apenas o destinatário dessa ligação pessoal, revogável por pessoa | Um cliente ou contabilista sem conta |
| Ligação pública | Qualquer pessoa que tenha a ligação | Algo que pode ser partilhado amplamente, ou quando as outras duas opções não são possíveis |
A partilha interna é a mais segura: não há nenhuma ligação que possa vazar e, se o colega sair e a conta for desativada (lição 7.1), o acesso desaparece de imediato. Com uma partilha pessoal, cada destinatário recebe a sua própria ligação, pelo que pode ver com quem partilha, pessoa a pessoa, e interromper o acesso pessoa a pessoa.
As definições de uma ligação
Se, ainda assim, tiver de ser uma ligação pública, configure-a com cuidado. A maioria dos serviços tem estas opções:
- Permissões: apenas visualizar, ou também editar. Escolha, por predefinição, apenas visualizar. Para consulta, isso é suficiente.
- Palavra-passe na ligação: quem abrir a ligação tem de introduzir primeiro uma palavra-passe. Envie essa palavra-passe através de outro canal diferente da ligação: a ligação por e-mail, a palavra-passe por sms ou por telefone. Quem apenas intercetar o e-mail ainda não tem nada.
- Data de validade: depois dessa data, a ligação deixa de funcionar. Assim, não precisa de se lembrar de a desativar.
- Limite de transferências: a ligação deixa de funcionar após um determinado número de transferências.
- Ocultar transferência: o destinatário não vê o botão de transferência. Isto não é uma proteção real: o que alguém consegue ver, também o consegue registar, nem que seja através de uma captura de ecrã.
- Uma etiqueta ou nome para a ligação, para que mais tarde saiba para que servia.
Além disso, partilhe o próprio ficheiro, não a pasta em redor, a não ser que a outra pessoa possa realmente ver tudo o que está nessa pasta. Uma ligação para a pasta "Clientes 2026" destinada a um único orçamento é um vazamento clássico.
Um pedido de ficheiros
Se um cliente ou fornecedor tiver de lhe entregar algo, utilize um pedido de ficheiros (também conhecido como ligação de envio ou "apenas colocar"). A outra pessoa pode carregar ficheiros, mas não vê o que já está na pasta. Dê a cada cliente uma pasta própria e um pedido próprio, com palavra-passe e data de validade. Assim, o cliente A nunca consegue ver os documentos do cliente B, e sabe de imediato de quem é cada envio.
O que não deve seguir por e-mail comum
Um e-mail comum pode ser comparado a um postal que passa por vários correios. A ligação entre servidores de e-mail está muitas vezes encriptada, mas depois disso o e-mail fica legível nas caixas de correio do remetente e do destinatário, muitas vezes durante anos, e basta um endereço escrito incorretamente para provocar uma fuga de dados (lição 8.2).
Por isso, não envie como anexo comum:
- cópias de passaportes ou documentos de identificação;
- dados médicos ou relativos à saúde;
- recibos de vencimento, mapas salariais e números de identificação fiscal ou de segurança social;
- palavras-passe e códigos de recuperação (esses pertencem a um gestor de palavras-passe, eventualmente através de um cofre partilhado, lição 2.2).
Em vez disso, utilize uma partilha com palavra-passe e data de validade a partir do seu próprio armazenamento, ou um serviço que suporte envio encriptado, em que apenas o destinatário consegue abrir a mensagem. Existem vários tipos: encriptação incorporada no seu programa de e-mail ou pacote de e-mail, um serviço de mensagens seguro, ou um serviço autónomo para o envio encriptado de ficheiros.
Dados mínimos
A melhor proteção contra uma fuga de dados é não partilhar dados desnecessários. Pergunte-se, em cada partilha: a outra pessoa precisa mesmo disto? Um contabilista precisa das suas faturas, não de toda a sua base de clientes. Um senhorio quer saber que alguém existe, mas nem sempre precisa de uma cópia do passaporte. Se for mesmo necessária uma cópia de um documento de identificação, pode ocultar o número de identificação e a fotografia e colocar uma marca de água com a finalidade e a data. Existem aplicações gratuitas para esse efeito, que permitem criar esse tipo de marca de água em cópias de documentos de identificação.
Organização
As ligações vão-se acumulando. Muitos serviços mostram uma lista geral de tudo o que partilhou. Reveja-a uma vez por trimestre:
- Desative todas as ligações públicas sem data de validade que já não sejam necessárias.
- Verifique se pessoas externas ainda têm acesso a pastas de um trabalho já concluído.
- Sempre que possível, defina uma data de validade predefinida para novas ligações.
Na prática: é assim que funciona
No ambiente de exemplo Nextcloud, cria-se uma ligação pública através do separador Partilhar de um ficheiro. Em Modificar ligação encontra as permissões (Apenas visualizar ou Permitir edição) e, nas Definições avançadas, a palavra-passe, a data de validade, Ocultar transferência, uma nota para o destinatário e Limitar transferências. Com Parar partilha revoga a ligação de imediato. Se partilhar através de um endereço de e-mail, o Nextcloud envia a cada destinatário a sua própria ligação, que pode revogar pessoa a pessoa. Para receber envios, existe o pedido de ficheiros, com uma pasta própria por cliente, palavra-passe e data de validade. No Euro-Office, os documentos são partilhados através das mesmas ligações; o manual aconselha a conceder permissões de edição apenas quando isso for realmente necessário. Outros serviços de armazenamento na cloud funcionam de forma semelhante, embora os botões tenham nomes diferentes e algumas opções (como um limite de transferências) não estejam disponíveis em todos.
Resumo
- Escolha a forma de partilha mais restrita que funcione: interna, pessoal e, só em último recurso, uma ligação pública.
- Uma ligação pública funciona para qualquer pessoa que a tenha; proteja-a com uma palavra-passe (enviada por outro canal), uma data de validade e apenas permissões de leitura.
- Partilhe o ficheiro, não a pasta; utilize um pedido de ficheiros quando alguém tiver de lhe entregar algo.
- Não envie dados sensíveis como anexo comum e partilhe apenas o que a outra pessoa realmente precisa.
- Organize regularmente as ligações antigas e o acesso externo.
Questionário
Exercício
Exercício A7.3: Avalie a ligação de partilha. Vai receber uma série de situações com as definições de uma ligação de partilha: o que é partilhado, com quem, com que permissões, se tem palavra-passe e data de validade e como é enviada a palavra-passe. Avalie, para cada situação, se está correto, se pode ser melhorado ou se não deveria ser assim, e escolha a melhoria mais importante. O programa corrige a sua resposta e dá uma explicação para cada situação.
Para saber mais
Os passos descritos nos artigos da WebOké aplicam-se ao ambiente da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.
- Manual do Nextcloud 5.2: Criar um link público: visualizar, editar, palavra-passe, data de expiração e limite de transferências
- Manual do Nextcloud 5.4: Partilhar por e-mail com alguém sem conta
- Manual do Nextcloud 16.5: Como fazer um cliente entregar ficheiros com uma solicitação de arquivo com palavra-passe e data final
- Manual do Euro-Office 9.3: Palavra-passe e data de expiração numa ligação
- Manual do Euro-Office 9.5: Partilhar com alguém fora da sua organização