Безопасно споделяне и съвместна работа

Модул 7: Достъп, доставчици и облак · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете за всяка ситуация да изберете най-безопасния начин на споделяне: вътрешно споделяне с акаунт, лично споделяне, или публична връзка с парола, срок на валидност и ограничение на изтеглянията, а също ще знаете какво е по-добре да не изпращате по имейл.
Основни понятия: връзка за споделяне, публична връзка, срок на валидност, парола на връзка, ограничение на изтеглянията, заявка за файл, криптирано изпращане, минимум данни

Споделянето е новото прикачено съдържание

Преди изпращахте документ като прикачен файл към имейл. Днес все по-често споделяте връзка към файл в облачното си хранилище. Това има големи предимства: няма копия, които се разпиляват, винаги е налична последната версия, работи и за големи файлове, а достъпът може по-късно отново да бъде отнет. Веднъж изпратен прикачен файл обаче никога не може да бъде изтеглен обратно.

Но връзката носи свой собствен риск. Публичната връзка работи за всеки, който я притежава. Ако бъде препратена, поставена в група в чат приложение или попадне в хакнат пощенски кутия, тогава и този човек получава достъп. Връзка без парола или крайна дата, създадена преди три години за конкретна задача, често все още работи.

Три начина на споделяне

Почти всяко облачно хранилище предлага три вида споделяне. Избирайте винаги най-ограничения вариант, който върши работа.

Вътрешното споделяне е най-безопасно: няма връзка, която може да изтече, а ако колегата напусне и акаунтът му бъде деактивиран (урок 7.1), достъпът веднага отпада. При лично споделяне всеки получател получава собствена връзка, така че можете да виждате с кого споделяте и да спрете достъпа поотделно за всеки човек.

Настройките на една връзка

Ако все пак се налага публична връзка, настройте я съзнателно. Повечето услуги предлагат следните опции:

• Права: само преглед или и редактиране. Изберете по подразбиране само преглед. За целите на четене това е достатъчно.
• Парола на връзката: който отваря връзката, трябва първо да въведе парола. Изпратете тази парола по друг канал различен от връзката: връзката по имейл, паролата по SMS или по телефона. Който пресрещне само имейла, няма да разполага с нищо.
• Срок на валидност: след тази дата връзката вече не работи. Така не се налага да помните да я премахнете.
• Ограничение на изтеглянията: връзката спира да работи след определен брой изтегляния.
• Скриване на изтеглянето: получателят не вижда бутон за изтегляне. Това не е истинска защита: това, което някой може да види, може и да запише, дори само чрез снимка на екрана.
• Етикет или име за връзката, за да знаете по-късно за какво е била.

Освен това споделяйте самия файл, а не папката около него, освен ако другият наистина трябва да вижда всичко в тази папка. Връзка към папката „Клиенти 2026“ за една оферта е класически пропуск в сигурността.

Заявка за файл

Ако клиент или доставчик трябва да Ви предостави нещо, използвайте заявка за файл (наричана още връзка за качване или „само оставяне“). Другата страна може да качва файлове, но не вижда какво вече се намира в папката. Дайте на всеки клиент собствена папка и собствена заявка, с парола и крайна дата. Така клиент А никога не може да види документите на клиент Б, а Вие веднага знаете от кого идва даден файл.

Какво не бива да изпращате по обикновен имейл

Обикновеният имейл може да се сравни с пощенска картичка, която минава през няколко пощенски станции. Връзката между пощенските сървъри обикновено е криптирана, но след това имейлът остава четим в пощенските кутии на подателя и получателя, често с години, а една грешно изписана буква в адреса е достатъчна за нарушение на сигурността на данните (урок 8.2).

Затова не изпращайте като обикновен прикачен файл:

• копия на паспорти или лични карти;
• медицински данни или данни за здравословното състояние;
• фишове за заплата, справки за доходи и единни граждански номера;
• пароли и кодове за възстановяване (те принадлежат в мениджър на пароли, евентуално чрез споделено хранилище, урок 2.2).

Използвайте вместо това споделяне с парола и срок на валидност от Вашето собствено хранилище, или услуга, която поддържа криптирано изпращане, при което само получателят може да отвори съобщението. Съществуват различни видове: криптиране, вградено във Вашата пощенска програма или пакет, защитена услуга за съобщения, или отделна услуга за криптирано изпращане на файлове.

Минимум данни

Най-добрата защита срещу изтичане на данни са данните, които не споделяте. При всяко споделяне се запитайте: наистина ли другата страна се нуждае от това? Счетоводителят има нужда от Вашите фактури, не от цялата Ви база данни за клиенти. Наемодателят иска да знае, че някой съществува, но не винаги се нуждае от копие на паспорта. Ако все пак се налага копие на лична карта, можете да скриете единния граждански номер и снимката и да поставите воден знак с целта и датата. За това има безплатно приложение на нидерландското правителство, наречено KopieID.

Разчистване

Връзките се натрупват. Много услуги показват преглед на всичко, което сте споделили. Прегледайте го веднъж на тримесечие:

1. Спрете всички публични връзки без срок на валидност, които вече не са необходими.
2. Проверете дали външни лица все още имат достъп до папки от приключена задача.
3. Където е възможно, задайте стандартен срок на валидност за новите връзки.

На практика: ето как изглежда

В примерната среда Nextcloud създавате публична връзка чрез раздела Share на файл. При Modify ще намерите правата (Само преглед или Разреши редактиране), а под Разширени настройки паролата, срока на валидност, Hide download, бележка за получателя и Ограничи изтеглянията. С Спри споделянето веднага оттегляте връзката. Ако споделяте чрез имейл адрес, Nextcloud изпраща на всеки получател собствена връзка, която можете да оттеглите поотделно за всеки човек. За получаване на файлове има заявка за файл, със собствена папка за всеки клиент, парола и крайна дата. В Euro-Office споделяте документи чрез същите връзки; ръководството препоръчва да давате права за редактиране само когато наистина е необходимо. Други облачни хранилища работят по сходен начин, макар бутоните да се наричат различно и някои опции (като ограничение на изтеглянията) да не са навсякъде налични.

Обобщение

• Изберете най-ограничения начин на споделяне, който върши работа: вътрешно, лично, и чак накрая публична връзка.
• Публичната връзка работи за всеки, който я притежава; задайте ѝ парола (по друг канал), срок на валидност и само права за четене.
• Споделяйте файла, не папката; използвайте заявка за файл, ако някой трябва да Ви предостави нещо.
• Не изпращайте чувствителни данни като обикновен прикачен файл и споделяйте само онова, от което другата страна наистина се нуждае.
• Разчиствайте редовно старите връзки и външния достъп.

Тест

Задача

Задача A7.3: Оценете връзката за споделяне. Получавате поредица от ситуации с настройките на връзка за споделяне: какво се споделя, с кого, с какви права, дали има парола и срок на валидност и как се изпраща паролата. Преценете за всяка ситуация дали е наред, може да бъде по-добре или не бива да се прави така, и изберете най-важното подобрение. Програмата проверява отговора Ви и дава обяснение за всяка ситуация.

Прочетете още

Стъпките в статиите на WebOké важат за средата на WebOké; при други доставчици начинът на работа е сходен.

• Nextcloud наръчник 5.2: Създаване на публична връзка: четене, редактиране, парола, срок на валидност и лимит за сваляне
• Nextcloud наръчник 5.4: Споделяне чрез e-mail с някой без акаунт
• Nextcloud наръчник 16.5: Клиент предоставя файлове чрез заявка за файлове с парола и крайна дата
• Ръководство за Euro-Office 9.3: Парола и срок на валидност на връзка
• Ръководство за Euro-Office 9.5: Споделяне с някого извън Вашата организация