A regra 3-2-1 e o que deve incluir na cópia de segurança

Módulo 6: Cópias de segurança · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá determinar o que deve incluir numa cópia de segurança (incluindo os seus serviços de cloud e o seu correio eletrónico), explicar a diferença entre sincronização e uma cópia de segurança, e elaborar um esquema 3-2-1 simples para a sua própria empresa.
Conceitos-chave: cópia de segurança, sincronização, 3-2-1, versão, prazo de conservação, a cloud não é automaticamente uma cópia de segurança, responsabilidade partilhada

Porque é que uma cópia de segurança é a sua última rede de segurança

Todas as outras medidas abordadas neste curso reduzem a probabilidade de algo correr mal. Uma cópia de segurança faz algo diferente: garante que consegue continuar a trabalhar quando algo corre mal. Um portátil roubado do carro, um colega que apaga por engano uma pasta com orçamentos, uma atualização que estraga a sua loja online, um ataque de ransomware que encripta tudo: em todos estes casos, a pergunta deixa de ser "como evitamos isto?" e passa a ser "quão depressa conseguimos recuperar?".

Uma cópia de segurança é uma cópia dos seus dados, separada do original, que permite restaurar um estado anterior. Estas últimas palavras são importantes. Uma cópia que acompanha de imediato todas as alterações do original não o ajuda se o original ficar danificado ou encriptado.

O NCSC neerlandês afirma-o sem rodeios nas suas explicações sobre o que fazer perante um ataque de ransomware: se não houver forma de reverter a encriptação, as cópias de segurança são a única forma de recuperar os seus ficheiros.

Sincronização não é o mesmo que uma cópia de segurança

Muitos empresários pensam que têm uma cópia de segurança porque os seus ficheiros "estão na cloud". Na maioria das vezes, referem-se a sincronização: uma pasta no seu portátil que é automaticamente mantida igual a uma pasta num serviço de cloud e, muitas vezes, também ao seu telemóvel e ao portátil de um colega.

A sincronização é útil, mas faz exatamente o que promete: manter tudo igual. Incluindo os erros.

Muitos serviços de sincronização têm uma reciclagem e versões: um ficheiro eliminado continua recuperável durante algum tempo e, de um ficheiro alterado, o serviço guarda versões anteriores. Isto é uma verdadeira rede de segurança e muitas vezes a forma mais rápida de recuperar algo. Mas é limitado. A reciclagem é esvaziada após um prazo fixo, as versões vão sendo reduzidas, e quem assumir o controlo da sua conta também pode esvaziar essa reciclagem. Veja isto como primeiros socorros, não como a sua única cópia de segurança.

A regra 3-2-1

Uma regra prática simples, também recomendada pelo NCSC neerlandês, é a regra 3-2-1:

• 3 cópias dos seus dados: o original mais duas cópias de segurança;
• em 2 tipos diferentes de armazenamento (por exemplo, o servidor do seu fornecedor de alojamento e um disco externo, ou o seu portátil e um serviço de cópias de segurança separado);
• das quais 1 num local diferente, fora do seu escritório ou noutro centro de dados.

A ideia subjacente: um único acontecimento nunca deve afetar todas as cópias ao mesmo tempo. Um incêndio no seu escritório afeta o portátil e o disco externo ao lado, mas não a cópia num local diferente. Uma falha num serviço de cloud afeta esse serviço, mas não o disco na sua gaveta. O ransomware afeta tudo o que está ligado, mas não o que está desligado (mais sobre isto na lição 6.2).

Um exemplo para a Padaria Example:

1. Original: a contabilidade e as receitas no armazenamento em cloud, o site e o correio eletrónico junto do fornecedor de alojamento.
2. Cópia 1: as cópias de segurança automáticas que o fornecedor de alojamento faz todas as noites, em servidores de armazenamento separados.
3. Cópia 2: uma vez por semana, uma cópia de segurança das pastas mais importantes e um descarregamento da cópia de segurança do site para um disco externo, que é depois desligado e levado para casa.

O que deve constar da sua lista?

A maioria dos problemas com cópias de segurança não acontece porque a cópia de segurança falha, mas porque algo nunca lá esteve incluído. Por isso, comece por fazer uma lista de tudo aquilo de que a sua empresa depende. Pense em:

• Ficheiros: documentos, orçamentos, fotografias, projetos, em portáteis, num disco de rede (NAS) e em armazenamento na cloud.
• Correio eletrónico: todas as caixas de correio, incluindo as partilhadas, como info@example.com e fatura@example.com. Atenção: quem recebe o correio por POP3 muitas vezes só o tem guardado naquele computador específico.
• Site e loja online: ficheiros e base de dados. Um site sem a respetiva base de dados normalmente não vale nada.
• Serviços de cloud: o programa de contabilidade, o sistema de caixa, o planeamento, o CRM. Consegue exportar esses dados e com que frequência o faz?
• Configuração: registos de DNS do seu domínio, definições do seu router, cofre de palavras-passe (com os dados de recuperação guardados num local seguro, ver módulo 2).
• Telemóveis: fotografias de recibos, contactos, histórico de conversas se este for importante para o negócio.

Escreva, para cada elemento: onde está, quem faz a cópia de segurança, com que frequência, onde fica guardada essa cópia e durante quanto tempo é conservada. Uma célula vazia nessa tabela é uma lacuna.

Responsabilidade partilhada nos serviços de cloud

"Está guardado na Microsoft (ou na Google, ou no meu fornecedor de alojamento), por isso está seguro." Isso só está parcialmente certo. Os grandes fornecedores trabalham com um modelo de responsabilidade partilhada: o fornecedor trata dos servidores, do centro de dados e do funcionamento do serviço; o cliente continua responsável pelos seus próprios dados, contas e definições.

A Microsoft afirma, literalmente, na sua própria documentação, que o cliente continua responsável, em qualquer tipo de serviço de cloud (incluindo software pronta a usar como o Microsoft 365), pelos seus dados, pelas suas contas e pelo acesso a estes. Aquilo que os próprios serviços conservam é limitado e tem prazo. Dois exemplos retirados da documentação oficial:

• O Exchange Online (o correio eletrónico do Microsoft 365) conserva, por predefinição, o correio eliminado definitivamente durante 14 dias, prazo que o administrador pode prolongar até ao máximo de 30 dias. Depois disso, desaparece.
• O Google Drive elimina definitivamente os ficheiros que permaneçam mais de 30 dias na reciclagem. Depois de esvaziar a reciclagem, um administrador ainda consegue recuperar ficheiros durante 25 dias; depois disso, segundo a Google, deixam de poder ser recuperados.

Estas são boas redes de segurança para um engano da semana anterior. Mas se só descobrir, passados dois meses, que um colaborador que saiu da empresa esvaziou uma pasta, estas soluções já não ajudam. Verifique, em cada serviço que utiliza, o que o fornecedor afirma sobre conservação e restauro, e pergunte ao seu fornecedor se não estiver claro. Se utiliza o serviço para dados importantes, organize a sua própria cópia de segurança ou uma exportação regular.

Na prática: é assim que funciona

No fornecedor de exemplo WebOké, existem vários tipos de cópias de segurança em simultâneo, e funcionam de forma diferente:

• O WebOké Backups faz, todas as noites, automaticamente, uma cópia de segurança completa de um pacote de alojamento: ficheiros, bases de dados, caixas de correio e definições. Essas cópias de segurança ficam encriptadas em servidores de armazenamento separados, num centro de dados diferente, e pode restaurar, você mesmo, a partir das cópias de segurança dos últimos 30 dias.
• Além disso, pode fazer, você mesmo, uma cópia de segurança no DirectAdmin. Esta fica guardada no seu próprio pacote, conta para o seu espaço de armazenamento e fica, portanto, no mesmo local que o original. Essa cópia só se torna uma verdadeira cópia extra depois de a descarregar e de a guardar noutro local.
• No Nextcloud, a reciclagem e as versões são a rede de segurança para o trabalho diário: os ficheiros eliminados e as versões ficam guardados até 31 dias (ou menos tempo, se o espaço for necessário). As cópias de segurança do sistema, feitas aos servidores, destinam-se a situações de emergência e não são acessíveis aos clientes. O próprio manual recomenda que também guarde uma cópia própria de ficheiros insubstituíveis.
• A base de conhecimento refere duas limitações: uma mensagem de correio eletrónico que chega e é eliminada no mesmo dia não fica incluída em nenhuma cópia de segurança noturna, e o correio que, por via de POP3, só fica guardado no seu computador também não fica incluído.

Noutros fornecedores, isto pode estar organizado de forma semelhante ou muito diferente: outros prazos de conservação, cópias de segurança apenas mediante pagamento, ou apenas uma cópia de segurança para emergências à qual você próprio não tem acesso. Pergunte ao seu fornecedor e registe a resposta na sua lista.

Resumo

• Uma cópia de segurança é uma cópia separada com a qual pode restaurar um estado anterior; a sincronização propaga também os erros e a encriptação por todo o lado.
• A reciclagem e as versões nos serviços de cloud são úteis, mas têm prazo e não substituem uma cópia de segurança.
• 3-2-1: três cópias, dois tipos de armazenamento, uma num local diferente.
• Comece por fazer uma lista de tudo aquilo de que a sua empresa depende, incluindo correio eletrónico, bases de dados, serviços de cloud e configuração.
• Nos serviços de cloud, o cliente continua responsável pelos seus dados; verifique o que o seu fornecedor conserva e durante quanto tempo.

Questionário

Exercício

Exercício D6.1: A sua lista de cópias de segurança e o esquema 3-2-1. Elabore uma tabela com tudo aquilo de que a sua empresa depende: ficheiros, caixas de correio, site e base de dados, serviços de cloud, configuração e telemóveis. Preencha, em cada linha, onde está, quem faz a cópia de segurança, com que frequência, onde fica guardada essa cópia e durante quanto tempo é conservada. Pesquise, para pelo menos dois serviços de cloud, o que o fornecedor afirma sobre conservação e restauro. Assinale cada linha que não cumpra a regra 3-2-1 e escreva o que vai fazer para a corrigir.

Para saber mais

Os passos indicados nos artigos da WebOké aplicam-se ao ambiente da WebOké; noutros fornecedores o processo pode ser semelhante ou diferente. Pergunte ao seu fornecedor.

• Manual DirectAdmin 16.1: Que cópias de segurança existem no WebOké
• Manual do WebOké 6.10: WebOké Backups: restaurar ficheiros
• Manual do Nextcloud 6.6: Cópias de segurança no WebOké: o que guardamos e o que pode fazer você mesmo
• WebOké Backups: visualizar, restaurar ou transferir uma cópia de segurança
• NCSC neerlandês, Elaborar uma estratégia de cópia de segurança: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (em inglês): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (em inglês): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (em inglês): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users
• Estratégia de cópias de segurança: a regra 3-2-1 para a sua própria empresa