Utilizar Bcc e privacidade: enviar e-mails a um grupo de pessoas que não se conhecem

Se enviar um e-mail de uma só vez a clientes, sócios ou pais de um clube desportivo, não quer que todos vejam o endereço de e-mail uns dos outros. É para isso que serve o campo Bcc. Neste artigo, fica a saber quando deve utilizar Para, Cc ou Bcc, por que razão os endereços visíveis podem constituir uma violação de dados e como enviar e-mails a um grupo de forma segura no webmail.

Para, Cc e Bcc

O Bcc funciona porque um servidor de correio entrega a mensagem nos endereços do envelope e não no que consta da própria mensagem. Um endereço em Bcc fica no envelope, mas o cabeçalho Bcc não segue na mensagem que os outros recebem.

Os endereços visíveis podem constituir uma violação de dados

O endereço de e-mail de uma pessoa, como sanne@example.com, é um dado pessoal. Se enviar um único e-mail a quarenta clientes em Para ou Cc, cada cliente recebe os endereços dos outros trinta e nove. Estes nunca deram autorização para isso.

O RGPD designa esta situação como violação de dados pessoais (artigo 4.º, n.º 12): uma violação da segurança que provoca, entre outros, a divulgação não autorizada de dados pessoais. Ou seja, uma fuga de dados. A obrigação de a notificar à autoridade de controlo (nos Países Baixos, a Autoriteit Persoonsgegevens) depende do risco para as pessoas em causa (artigo 33.º). Quarenta endereços de clientes de uma florista não são o mesmo que quarenta endereços de participantes num grupo de apoio sobre dívidas. No segundo caso, o simples facto de alguém constar da lista já revela algo sensível. Em caso de dúvida, registe o sucedido e averigúe se é necessário notificar. Isto não constitui aconselhamento jurídico.

Como enviar e-mails a um grupo de forma segura

1. No webmail, clique em Escrever.
2. Em Para, introduza o seu próprio endereço. Assim, o e-mail tem um destinatário adequado e recebe uma cópia.
3. Clique no sinal de mais à direita do campo Para e escolha Bcc.
4. Introduza todos os outros endereços no campo Bcc.
5. Antes de clicar em Enviar, verifique mais uma vez se não há endereços em Para ou Cc que não devam lá estar.

Um grupo do seu livro de endereços

Criou um grupo no seu livro de endereços, como Fornecedores ou Sócios? Escreva então o nome do grupo no campo ou selecione-o com o botão com os bonecos ao lado do campo. O webmail coloca então todos os endereços do grupo no campo em que escolheu o grupo. Se escolher o grupo em Para, todos os membros do grupo veem todos os outros endereços. Por isso, escolha sempre em Bcc um grupo de pessoas que não se conhecem. Para saber como criar um grupo, consulte Criar grupos.

Muitos destinatários: o limite diário e um serviço de newsletters

Uma caixa de correio destina-se a e-mail pessoal, não a newsletters. Por dia, pode enviar um número limitado de e-mails, e esse limite aplica-se ao conjunto do seu pacote: todas as caixas de correio, o webmail e o seu website. Cada destinatário conta, também em Bcc. Uma mensagem com duzentos endereços em Bcc corresponde, portanto, a duzentos e-mails. Consulte Limite de envio de e-mail.

Se pretende chegar regularmente a um grupo grande, utilize um serviço de newsletters. Este trata das anulações de subscrição e mantém uma lista organizada. Um grupo no seu livro de endereços não tem botão para anular a subscrição: se alguém pedir para deixar de receber e-mails, terá de o retirar do grupo manualmente. Encontra mais informações na lição Consentimento, anulação da subscrição e uma lista limpa do curso E-mail em ordem.

Ainda assim, todos os endereços ficaram visíveis por engano?

Não é possível recuperar um e-mail enviado. Registe o que aconteceu: qual o e-mail, quando e para quem. Em seguida, avalie se tem de notificar a situação. O que é uma violação de dados e como funciona a obrigação de notificação é explicado na lição Violações de dados e a obrigação de notificação do curso Seguro online.

Os passos no webmail constam também do manual do Roundcube, em Escrever uma nova mensagem. O texto do RGPD encontra-se no EUR-Lex.