Magazzino e prodotti in blocco

Modulo 3: Prodotti · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione Lei saprà configurare con criterio il magazzino in WooCommerce (gestione, trattenuta dello stock, notifiche, ordini arretrati, prodotti esauriti) ed esportare e importare i prodotti in blocco, in modo sicuro, con un file CSV.

Concetti chiave: gestione del magazzino, stock per prodotto o per variazione, trattenuta dello stock (Hold stock), soglia di stock basso, soglia di esaurimento, notifiche di magazzino, ordini arretrati (backorders), nascondere i prodotti esauriti, formato di visualizzazione dello stock, esportazione CSV, importazione CSV, aggiornamento dei prodotti esistenti, set di caratteri (UTF-8), separatore, collegamenti con cassa o grossista

Perché il magazzino è più di un numero

Un dato di magazzino sembra semplice: ha dodici teiere, ne escono dodici, poi sono finite. In un negozio online, però, le cose accadono contemporaneamente. Due clienti mettono l’ultima teiera nel carrello. Un cliente inizia a pagare e a metà cambia idea. Lei vende la stessa teiera anche nel Suo negozio fisico o al mercato. Un magazzino configurato male porta alla cosa peggiore che possa capitare a un negozio: un ordine pagato che non può consegnare. Questo Le costa un rimborso, un cliente arrabbiato e talvolta una recensione negativa.

Per questo WooCommerce offre una serie di impostazioni. Le trova in WooCommerce > Impostazioni > Prodotti > Inventario (Inventory) e, per ogni prodotto, nella scheda Inventario.

Le impostazioni una per una

Gestisci lo stock (Enable stock management) è attiva per impostazione predefinita. Per ogni prodotto sceglie poi se WooCommerce deve tenere traccia delle quantità. Senza quantità imposta soltanto lo stato: disponibile, esaurito oppure in ordine arretrato. È adatto ai prodotti che realizza su ordinazione o che può sempre consegnare. Per un prodotto variabile sceglie se lo stock vale per ogni variazione o per l’intero prodotto (lezione 3.2).

Trattenuta dello stock (minuti) (Hold stock), predefinito 60. Quando un cliente inizia il pagamento, WooCommerce crea un ordine con lo stato In attesa di pagamento e mette da parte lo stock. Se dopo questo numero di minuti il pagamento non è ancora avvenuto, WooCommerce annulla l’ordine in sospeso e lo stock torna disponibile. Se il tempo è troppo breve, un cliente che deve accedere un momento alla propria banca vede il suo ordine annullato. Se è troppo lungo, una teiera resta bloccata per mezza giornata per qualcuno che se n’è andato da tempo. Un’ora è ragionevole per la maggior parte dei negozi. Attenzione: l’annullamento è un’attività pianificata. Se le Sue attività pianificate non funzionano correttamente, gli ordini non pagati restano in sospeso (lezione 7.3).

Notifiche (Notifications): un’email in caso di stock basso, di esaurimento e di ordine arretrato, inviata per impostazione predefinita all’indirizzo dell’amministratore. Inserisca qui l’indirizzo di chi si occupa degli acquisti.

Soglia di stock basso (Low stock threshold), predefinita 2, e soglia di esaurimento (Out of stock threshold), predefinita 0. Vende anche in un negozio fisico e aggiorna il negozio online solo una volta al giorno? Imposti allora la soglia di esaurimento a 1 o 2. In questo modo il negozio online non vende l’ultimo pezzo, che forse è già stato venduto in negozio.

Visibilità dei prodotti esauriti (Hide out of stock items from the catalog), disattivata per impostazione predefinita. Nasconderli mantiene ordinate le pagine del negozio. Però un prodotto esaurito che torna disponibile perde temporaneamente il suo posto nella categoria. La pagina del prodotto resta comunque raggiungibile. La lezione 7.1 spiega che cosa significa per la visibilità nei motori di ricerca.

Formato di visualizzazione dello stock (Stock display format): mostrare sempre la quantità («12 disponibili»), solo quando è bassa («Solo 2 rimasti in magazzino») oppure mai. «Solo 2 rimasti in magazzino» aiuta i clienti a decidere, ma lo mostri solo se è vero: una scarsità artificiale è ingannevole.

Ordini arretrati (Allow backorders?) per ogni prodotto: non consentire, consentire ma avvisare il cliente, oppure consentire. Consentire gli ordini arretrati significa che i clienti possono acquistare anche se Lei non ha nulla in magazzino. È possibile per un prodotto che riceverà sicuramente entro una settimana. In tal caso lo comunichi al cliente (l’opzione intermedia) e indichi un tempo di consegna realistico: il tempo di consegna fa parte delle informazioni da fornire prima dell’acquisto (lezione 5.1).

Collegamenti e un’unica fonte di verità

Se vende in più luoghi (negozio online, negozio con cassa, un marketplace) o se un grossista consegna direttamente ai Suoi clienti, si ritrova presto con due o tre elenchi di magazzino. Scelga un’unica fonte di verità: il sistema che determina lo stock reale. Di solito è la cassa o il sistema di magazzino, e WooCommerce riceve le quantità tramite un collegamento. Un collegamento di questo tipo usa lo SKU come chiave. Un prodotto senza SKU, o con uno SKU scritto diversamente nella cassa, non viene aggiornato. Ecco perché lo SKU era così importante nella lezione 3.1.

I collegamenti usano di solito l’API REST di WooCommerce con una chiave API. Conceda a una chiave di questo tipo solo i permessi necessari (lezione 2.4).

Prodotti in blocco: esportare e importare

Per dieci prodotti lavora direttamente nella bacheca. Per cento modifiche di prezzo, una nuova stagione o il passaggio da un altro sistema di e-commerce usi invece l’esportazione e importazione CSV integrata: i pulsanti Esporta (Export) e Importa (Import) sopra l’elenco dei prodotti in Prodotti > Tutti i prodotti.

Un file CSV è un file di testo con una riga per prodotto e colonne separate da virgole. Lo si apre in un foglio di calcolo, ed è proprio lì che spesso qualcosa va storto:

• Set di caratteri. WooCommerce usa UTF-8. Se il Suo foglio di calcolo apre il file con un altro set di caratteri, «é» diventa qualcosa come «Ã©». Scelga espressamente UTF-8 sia all’apertura sia al salvataggio.
• Separatore e separatore decimale. Con le impostazioni olandesi un foglio di calcolo usa spesso il punto e virgola come separatore e la virgola come separatore decimale. Nei prezzi WooCommerce si aspetta un punto (24.00). Un prezzo «24,00» può essere interpretato in modo diverso. Controlli alcune righe in un editor di testo prima di importare.
• Colonne vuote. In un aggiornamento una cella vuota può significare che un valore viene cancellato. Le colonne che non vuole modificare è meglio toglierle del tutto dal file.
• Variazioni. Ogni variazione è una riga a sé, con un riferimento al prodotto principale.

Durante l’importazione sceglie Aggiorna prodotti esistenti (Update existing products). WooCommerce cerca allora un prodotto esistente tramite ID o SKU. Con questa opzione i prodotti che non esistono vengono saltati. Senza questa opzione l’importazione crea nuovi prodotti, e uno SKU già esistente genera un errore.

Lavorare in sicurezza: prima in piccolo, prima altrove

Un’importazione può modificare centinaia di prodotti con un solo clic. Per questo:

1. Esegua un backup (corso WordPress, lezione 8.1), oppure lavori prima nel Suo negozio di prova (lezione 2.1).
2. Esporti prima, così avrà un file con la situazione attuale.
3. Faccia una prova con un file di una sola riga. Controlli il prodotto nella bacheca e sul sito.
4. Solo dopo applichi l’intero file.
5. I file di grandi dimensioni possono superare il limite di caricamento o il limite di tempo di PHP. Li suddivida in parti, oppure chieda al Suo provider le impostazioni PHP (base di conoscenza, articolo 200).

Riepilogo

• Gestire lo stock evita ordini pagati che non può consegnare.
• La trattenuta dello stock (predefinita 60 minuti) blocca gli articoli durante il pagamento; l’annullamento successivo è un’attività pianificata.
• Soglie, notifiche, visibilità e ordini arretrati vanno impostati con criterio, con un tempo di consegna onesto.
• Scelga un’unica fonte di verità e usi lo SKU come chiave per i collegamenti.
• Importazione CSV: UTF-8, punto come separatore decimale, prima esportare, provare con una sola riga, aggiornare tramite ID o SKU.

Quiz

Esercizio

Esercizio D3.4: Esportare e importare. Lo svolga nel Suo negozio di prova o dopo un backup recente.

Passaggi:

1. Esporti tutti i Suoi prodotti in un file CSV con il pulsante Esporta sopra l’elenco dei prodotti (Prodotti > Tutti i prodotti).
2. Apra il file in un foglio di calcolo e scelga UTF-8. Osservi quale separatore e quale separatore decimale vede.
3. Crei un nuovo file con le sole colonne ID (o SKU) e Magazzino, con un solo prodotto. Modifichi lo stock.
4. Importi quel file con il pulsante Importa sopra l’elenco dei prodotti, con Aggiorna prodotti esistenti attivato.
5. Controlli il prodotto nella bacheca e, in una finestra privata, sul sito.
6. Riveda le Sue impostazioni di magazzino in WooCommerce > Impostazioni > Prodotti > Inventario.

Checklist (obbligatoria): backup o negozio di prova; esportazione eseguita; file aperto con il set di caratteri corretto; una riga modificata; importata solo quella riga con «Aggiorna prodotti esistenti»; risultato verificato.

Risponda:

1. Quale colonna ha usato WooCommerce per ritrovare il prodotto: ID o SKU?
2. Che cosa è andato storto o stava per andare storto (caratteri, separatore decimale, colonne vuote)?
3. Quali impostazioni di magazzino usa (trattenuta dello stock, soglie, notifiche, ordini arretrati) e perché?

Una buona risposta indica ID o SKU come chiave, un’insidia concreta che ha incontrato o evitato e, per ogni impostazione, un motivo adatto al Suo negozio.

Per saperne di più

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, in inglese): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Corso gratuito WordPress 8.1: Backup: cosa, dove e con quale frequenza
• Non è possibile caricare il file: aumentare upload_max_filesize e max_execution_time
• Guida DirectAdmin 18.5: Upload troppo grande (errore 413) o timeout
• Importare ed esportare prodotti in blocco con CSV

I passaggi della base di conoscenza e del manuale valgono per i pannelli di WebOké; con altri provider il funzionamento è simile.