Използване на Bcc и поверителност: изпращане на имейл до група от хора, които не се познават
Когато изпращате един имейл наведнъж на Вашите клиенти, членове или родители от спортен клуб, не искате всеки да вижда имейл адресите на останалите. За това служи полето Bcc. В тази статия ще прочетете кога да използвате До, Cc или Bcc, защо видимите адреси могат да представляват изтичане на данни и как безопасно да изпратите имейл до група чрез webmail.
До, Cc и Bcc
| Поле | За кого? | Кой вижда адреса? |
|---|---|---|
| До | За този, който трябва да предприеме действие или от когото очаквате отговор | Всички получатели |
| Cc (carbon copy, копие) | За този, който само чете, без да трябва да прави нещо | Всички получатели |
| Bcc (blind carbon copy, скрито копие) | За този, който получава копие, което останалите не бива да виждат | Никой, включително другите получатели в Bcc |
Bcc работи, защото пощенският сървър доставя съобщението до адресите от плика, а не до това, което е записано в самото съобщение. Адресът Ви в Bcc попада в плика, но заглавният ред Bcc не се включва в съобщението, което получават останалите.
Видимите адреси могат да представляват изтичане на данни
Имейл адресът на физическо лице, например sanne@example.com, е лични данни. Ако изпратите един имейл до четиридесет клиенти в полето До или Cc, всеки клиент получава адресите на останалите тридесет и девет. Те никога не са давали съгласие за това.
ОРЗД (GDPR) определя това като нарушение на сигурността на личните данни (член 4, точка 12): нарушение на сигурността, което води, наред с други неща, до неразрешено разкриване на лични данни. С прости думи: изтичане на данни. Дали трябва да уведомите надзорния орган (в Нидерландия това е Autoriteit Persoonsgegevens), зависи от риска за засегнатите лица (член 33). Четиридесет адреса на клиенти на цветарски магазин са нещо различно от четиридесет адреса на участници в група за подкрепа при дългове. Във втория случай самият факт, че някой е в списъка, разкрива нещо чувствително. Ако се колебаете, документирайте случая и проучете дали е необходимо уведомяване. Това не е правен съвет.
Как безопасно да изпратите имейл до група
- В webmail щракнете върху Ново писмо.
- В полето До въведете собствения си адрес. Така имейлът има коректен получател, а Вие получавате копие.
- Щракнете върху плюса вдясно от полето До и изберете Bcc.
- Въведете всички останали адреси в полето Bcc.
- Преди да щракнете върху Изпращане, проверете още веднъж дали в полетата До или Cc няма адреси, които не трябва да са там.
Група от Вашия адресник
Създали ли сте група в адресника си, например Доставчици или Членове? Тогава въведете името на групата в полето или я изберете с бутона с човечетата до полето. Webmail поставя всички адреси от групата в полето, в което изберете групата. Ако изберете групата в полето До, всеки в групата ще вижда всички останали адреси. Затова винаги избирайте група от хора, които не се познават, в полето Bcc. Как се създава група, ще прочетете в Създаване на групи.
Много получатели: дневният лимит и услуга за бюлетини
Пощенската кутия е предназначена за лична кореспонденция, а не за бюлетини. На ден можете да изпращате ограничен брой имейли и този лимит важи общо за целия Ви пакет: всички пощенски кутии, webmail и Вашия уебсайт. Всеки получател се брои, включително в Bcc. Едно съобщение с двеста адреса в Bcc са следователно двеста имейла. Прочетете Лимит за изпращане на имейли.
Ако редовно искате да достигате до голяма група, използвайте услуга за бюлетини. Тя се грижи за отписването и за поддържането на коректен списък. Групата в адресника няма бутон за отписване: ако някой поиска да не получава повече имейли, премахнете го сами от групата. Повече за това ще намерите в урока Съгласие, отписване и чист списък от курса Имейлът в ред.
Все пак всички адреси са станали видими по погрешка?
Изпратеният имейл не може да бъде върнат. Документирайте какво се е случило: кой имейл, кога и до кого. След това преценете дали трябва да подадете уведомление. Какво е изтичане на данни и как работи задължението за уведомяване, ще прочетете в урока Изтичане на данни и задължението за уведомяване от курса Сигурност онлайн.
Стъпките в webmail са описани и в ръководството за Roundcube в Писане на ново съобщение. Текстът на ОРЗД ще намерите в EUR-Lex.