Cartelle nella Sua casella di posta: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Posta indesiderata e Archivio

Nella Sua casella di posta ci sono sempre alcune cartelle fisse: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Indesiderata e spesso anche Archivio. Sul telefono a volte hanno un nome diverso rispetto al computer, e a volte una cartella compare due volte. In questo articolo scoprirà come i programmi di posta capiscono a cosa serve ciascuna cartella, come funziona con WebOké e come risolvere i problemi più comuni.

Lo standard: cartelle speciali con un'etichetta fissa

Il Suo programma di posta comunica con il nostro server di posta tramite IMAP. Per le cartelle fisse esiste un accordo internazionale, l'estensione IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Il server assegna a ogni cartella fissa un'etichetta che ne indica la funzione:

La Posta in arrivo non ha bisogno di un'etichetta: in IMAP si chiama sempre INBOX. \All e \Flagged non sono vere cartelle ma panoramiche, come ‘Tutti i messaggi’ in Gmail. Se desidera vedere insieme la posta contrassegnata, è il Suo programma di posta a farlo, ad esempio con una cartella smart.

Un programma di posta che segue lo standard guarda l'etichetta e non il nome. Poi mostra la cartella con un nome nella Sua lingua. Per questo sull'iPhone vede Indesiderata, in Outlook Posta indesiderata e nella webmail Spam, mentre sul server si tratta di un'unica cartella Junk. Ciò che fa in quella cartella, quindi, lo ritrova ovunque.

Quale nome vede in quale programma?

I nomi riportati di seguito sono quelli delle versioni in italiano. Possono variare leggermente da una versione all'altra.

L'Outlook classico non sempre segue lo standard. In tal caso può creare autonomamente cartelle aggiuntive, come Posta indesiderata o Posta eliminata, accanto alle cartelle già presenti sul server. Come risolvere il problema è spiegato più avanti.

Le cartelle una per una

Posta in arrivo. Qui arriva tutta la nuova posta, tranne lo spam e la posta che Lei indirizza a un'altra cartella con un filtro personalizzato. È l'unica cartella che viene scaricata con POP3.

Posta inviata. Quando invia un messaggio, il Suo programma di posta ne salva una copia in Sent sul server. In questo modo vede la posta inviata anche sul telefono e nella webmail. Nella maggior parte dei programmi può scegliere se e dove salvare questa copia. Scelga sempre la cartella sul server, non una cartella sul Suo computer.

Bozze. Un messaggio che non ha ancora inviato finisce in Drafts. Così può iniziarlo sul computer e completarlo sul telefono.

Cestino. Quando elimina un messaggio, il Suo programma di posta lo sposta in Trash. Solo quando svuota il cestino il messaggio viene eliminato definitivamente. Fino ad allora occupa spazio nella Sua casella di posta.

Indesiderata (Junk). Qui finisce lo spam riconosciuto dal nostro server. È anche la cartella in cui Lei stesso sposta lo spam. Come funziona il filtro antispam e quanto è severo è spiegato in Spam: ecco come WebOké lo blocca e come addestrare e testare il filtro antispam

Archivio. Con il pulsante Archivia toglie la posta dalla Posta in arrivo senza eliminarla. La cartella si trova sul server, quindi ritrova la posta su tutti i Suoi dispositivi. Occupa comunque spazio di archiviazione. Se invece desidera rimuovere la posta vecchia dal server, legga Salvare la posta in locale per risparmiare spazio sul server di posta.

Come funziona con WebOké

• Tutte le cartelle fisse seguono lo standard. Sent, Drafts, Trash e Junk esistono in ogni casella di posta e sono sempre visibili. Archive viene creata dal Suo programma di posta la prima volta che archivia qualcosa.
• Lo spam finisce in Junk. Lo spam intercettato dal server finisce nella stessa cartella in cui Lei contrassegna lo spam. Non esiste più una cartella spam separata sotto Posta in arrivo.
• Il filtro antispam impara da Lei. Se trascina un messaggio in Junk, o usa il pulsante per la posta indesiderata, il filtro impara che si tratta di spam. Se trascina un messaggio legittimo da Junk di nuovo in Posta in arrivo, il filtro impara che non è spam. Altri consigli in Spam: come WebOké lo blocca e come addestrare e testare il filtro antispam
• La webmail usa le stesse cartelle. Ciò che vede nella webmail è esattamente ciò che si trova sul server. Consulti Accedere alla webmail e cosa fare se l'accesso non riesce.
• Usi IMAP, non POP3. Con POP3 il Suo programma scarica solo Posta in arrivo. In questo caso non vede Junk, né la posta inviata da altri dispositivi, né le altre cartelle. Legga IMAP o POP3: qual è la differenza?

Mostrare o nascondere le cartelle: la sottoscrizione

Un programma di posta mostra solo le cartelle a cui Lei è iscritto. Una cartella a cui non è iscritto esiste comunque, con tutta la posta al suo interno, ma non compare nel Suo elenco di cartelle. Se vede una cartella nella webmail ma non nel Suo programma, o viceversa, la causa è quasi sempre questa.

• Webmail: Impostazioni, Cartelle, e poi l'interruttore accanto alla cartella.
• Thunderbird: tasto destro del mouse sul Suo indirizzo e-mail, Sottoscrivi.
• Outlook classico: tasto destro del mouse sul Suo indirizzo e-mail, Cartelle IMAP.

Non è necessario attivare Junk e le altre cartelle fisse: sono sempre visibili in ogni casella di posta.

Problemi frequenti

Ho due cartelle per la posta inviata, ad esempio Inviata e Posta inviata. In tal caso uno dei Suoi programmi usa una propria cartella invece di Sent. In ogni programma imposti come cartella della posta inviata quella con l'etichetta, trascini la posta dalla cartella in più in quella corretta ed elimini la cartella in più ormai vuota. Lo stesso vale per Cestino e Posta eliminata. Se sul server ci sono anche cartelle come Sent Messages o Sent Items, ad esempio da un vecchio dispositivo, il nostro server assegna anche a queste l'etichetta \Sent. Ne scelga quindi una sola, preferibilmente Sent.

Outlook classico crea una propria cartella Posta indesiderata. Outlook ha un proprio filtro antispam, separato dal nostro. Lo disattivi, così tutto lo spam resta in un unico posto: clicchi su Home, Posta indesiderata, Opzioni posta indesiderata, e scelga Nessun filtro automatico. Sposti poi il contenuto di Posta indesiderata in Junk ed elimini la cartella vuota, se Outlook lo consente.

Outlook classico non salva la posta inviata o eliminata sul server. Apra File, Impostazioni account, scelga il Suo indirizzo e clicchi su Cambia e poi su Altre impostazioni. Lì scelga, se la Sua versione lo offre, la cartella sul server per gli elementi inviati ed eliminati (Sent e Trash). Lasci vuoto il campo del percorso della cartella principale. Se non funziona, rimuova l'account e lo aggiunga di nuovo come IMAP. Consulti Outlook per Windows (nuovo e classico).

La mia posta inviata non compare sul telefono o nella webmail. Verifichi prima di tutto di usare IMAP. Con POP3 la posta inviata si trova solo sul dispositivo da cui l'ha spedita. Se usa IMAP, controlli nel Suo programma quale cartella viene usata per la posta inviata. In Thunderbird si trova in Impostazioni account, Copie e cartelle. Sull'iPhone vada al Suo account, Avanzate, e in Comportamento caselle scelga le cartelle sul server. Consulti anche Thunderbird e iPhone e iPad.

Non vedo lo spam. Verifichi di usare IMAP e guardi nella cartella che il Suo programma chiama Indesiderata, Posta indesiderata o Spam. Quanto è severo il filtro e se lo spam con un punteggio molto alto viene eliminato subito, lo imposta in Configurare SpamAssassin.

Ho eliminato un messaggio, ma è ancora presente (barrato o in grigio). Con IMAP un messaggio eliminato finisce normalmente nel Cestino. Alcuni programmi di posta assegnano al messaggio sul server solo il contrassegno "eliminato". In tal caso lo vede ancora, spesso barrato, ed è presente anche sugli altri Suoi dispositivi. Solo quando la cartella viene ripulita (in inglese expunge o purge) il messaggio sparisce davvero. Fino ad allora occupa spazio di archiviazione. Nella webmail può rimuovere questi messaggi con Compatta nel menu della cartella. Imposti poi il Suo programma di posta in modo che i messaggi eliminati vadano nel Cestino. In Thunderbird, in Impostazioni server, alla voce Quando elimino un messaggio: scelga la cartella Cestino; consulti Creare cartelle e impostare la cartella corretta per Inviata, Bozze e Cestino. Per Outlook legga Cartelle, posta inviata e casella di posta piena nella guida di Outlook.

Per quanto tempo vengono conservati il Cestino e lo spam?

Il nostro server non elimina nulla automaticamente dal Cestino o da Junk. La posta rimane lì finché Lei o il Suo programma di posta non svuota la cartella, e nel frattempo occupa spazio nella Sua casella di posta. Svuoti quindi entrambe le cartelle di tanto in tanto. Quanto può riempirsi la Sua casella di posta lo trova in Spazio per casella di posta e cosa succede quando è piena.

Se desidera che avvenga automaticamente, lo imposti nel Suo programma di posta. Sull'iPhone, nel Suo account alla voce Avanzate, sceglie dopo quanto tempo i messaggi eliminati possono essere rimossi. In Thunderbird, in Impostazioni server, attivi Svuota il cestino all'uscita. Può anche eliminare la posta vecchia in un colpo solo in DirectAdmin: legga Ripulire la casella di posta per liberare spazio in DirectAdmin.

Passare a WebOké o trasferire la posta

Se trasferisce la Sua posta con lo strumento di migrazione e-mail o con IMAPSync in DirectAdmin, tutte le Sue cartelle vengono trasferite con il nome che avevano presso il Suo provider precedente. Per questo, dopo il trasferimento, può capitare di avere una cartella come Posta inviata o Posta eliminata accanto a Sent e Trash. Non è un problema: non va perso nulla. Se desidera avere tutto in un unico posto, trascini la posta nella cartella standard e poi elimini la vecchia cartella vuota. Configuri inoltre di nuovo i Suoi dispositivi, in modo che utilizzino le cartelle standard del nostro server.

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