Arquivar: uma pasta de arquivo no servidor ou um ficheiro pst

Pretende arrumar a sua Caixa de Entrada, mas manter o e-mail antigo? Nesse caso, pode arquivá-lo. Com um endereço de e-mail da WebOké, tem duas formas de o fazer. A diferença está no local onde o seu e-mail fica guardado depois.

Forma 1: uma pasta de arquivo no servidor (recomendado)

No Outlook, crie uma pasta no seu endereço de e-mail, por exemplo Arquivo ou Arquivo 2025, e arraste o e-mail antigo para essa pasta. Essa pasta fica no nosso servidor.

• Pode ver o arquivo em qualquer computador, no seu telemóvel e no webmail.
• Está incluído nas cópias de segurança do seu pacote.
• Conta, no entanto, para o espaço de armazenamento da sua caixa de correio (consulte Pastas, correio enviado e caixa de correio cheia).

Muitas versões do Outlook têm também um botão Arquivar. Este botão move uma mensagem para uma pasta de arquivo. Numa conta IMAP, o Outlook pergunta por vezes primeiro qual deve ser essa pasta. Nesse caso, escolha uma pasta no seu endereço de e-mail e não uma pasta no seu computador.

Forma 2: um ficheiro pst no seu computador

O Outlook clássico pode guardar o e-mail num Ficheiro de Dados do Outlook, um ficheiro que termina em .pst. Esse ficheiro fica no seu computador e não no nosso servidor.

• Isto é útil quando a sua caixa de correio está a ficar cheia e o e-mail antigo já não precisa de estar no servidor.
• Mas atenção: esse e-mail passa a estar visível apenas neste computador. Não no seu telemóvel, nem no webmail.
• Se o seu computador avariar ou o ficheiro ficar danificado, perderá esse e-mail. O ficheiro pst não está incluído nas nossas cópias de segurança. Por isso, faça a sua própria cópia de segurança (consulte Estratégia de cópias de segurança: a regra 3-2-1 para a sua empresa).

No Outlook clássico, cria um ficheiro pst através de Arquivo, Abrir e Exportar e depois Importar/Exportar, escolhendo a opção de exportar para um ficheiro. Existe ainda a função Arquivo Automático, que move automaticamente o e-mail antigo para um ficheiro pst. Ative-a apenas se souber onde esse ficheiro está guardado e se tiver uma cópia de segurança do mesmo.

Ficheiros pst e o novo Outlook

O novo Outlook só consegue utilizar ficheiros pst de forma limitada. A Microsoft indica, entre outros requisitos, que o Outlook clássico também tem de estar instalado no seu computador e que precisa de uma subscrição do Microsoft 365. Se pretende mudar, comece por colocar novamente o e-mail dos seus ficheiros pst numa pasta no servidor, utilizando o Outlook clássico. Assim, verá esse e-mail automaticamente no novo Outlook.

Dica: O Outlook clássico guarda também uma conta IMAP num ficheiro que termina em .ost. Trata-se apenas de uma cópia do que está no servidor. Se esse ficheiro ficar danificado, o Outlook pode voltar a obter tudo do servidor. Um ficheiro .pst é diferente: muitas vezes, o e-mail só existe nesse ficheiro.