Porque é que nem todos recebem a sua mensagem de ausência
A sua mensagem de ausência está ativa, mas um cliente diz que não recebeu resposta. Ou alguém recebeu-a da primeira vez e depois deixou de a receber. Normalmente, isto não é um erro: uma mensagem de ausência não responde, propositadamente, a todos os e-mails. Neste artigo explicamos porquê e como a configurar para que as pessoas certas recebam uma resposta.
Como funciona
A mensagem de ausência que configura no webmail em Definições > Mensagem de ausência é, tecnicamente, um filtro no servidor de correio. É executada no momento em que o e-mail chega, mesmo que o seu computador esteja desligado. As regras para este tipo de resposta automática constam da norma para mensagens de ausência Sieve, RFC 5230 (em inglês). Essa norma inclui algumas limitações que impedem que uma mensagem de ausência cause problemas.
1. Uma resposta por remetente por intervalo
O servidor memoriza a quem já respondeu. Dentro do Intervalo de resposta, o mesmo remetente não recebe uma segunda resposta. Se não escolher nenhum valor, a norma prevê 7 dias. Se alguém lhe enviar quatro e-mails em três dias, recebe, portanto, uma única mensagem de ausência. Só depois do intervalo recebe outra, como lembrete de que continua ausente.
Testou a sua mensagem de ausência enviando um e-mail a si próprio a partir de outro endereço? Nesse caso, no segundo teste já não recebe resposta. Isso significa que está a funcionar.
2. Sem resposta a listas de correio e a e-mails automáticos
Uma mensagem de ausência que responde a uma lista de correio com mil membros, ou duas mensagens automáticas que respondem uma à outra sem fim: ninguém quer isso. Por isso, de acordo com a RFC 5230 (secção 4.6), o servidor não responde a:
- e-mails com um cabeçalho List-Id ou outros cabeçalhos List: newsletters e listas de correio;
- e-mails com um cabeçalho Auto-Submitted com um valor diferente de
no: mensagens automáticas, como outra mensagem de ausência ou uma notificação de um sistema; - e-mails de endereços como MAILER-DAEMON, ou de endereços que começam por
owner-ou terminam em-request.
A sua própria resposta leva o cabeçalho Auto-Submitted: auto-replied. Assim, outra mensagem de ausência sabe que não deve responder de volta. A resposta é enviada para o remetente do envelope (Return-Path). Num e-mail normal, é o endereço do remetente; no caso de sistemas, é muitas vezes um endereço técnico.
3. Apenas se o e-mail lhe for realmente dirigido
O servidor só responde se um dos seus endereços constar dos cabeçalhos Para (To) ou Cc. Desta forma, evita respostas a e-mails que chegaram através de uma lista ou em Bcc. O servidor conhece o endereço da sua própria caixa de correio, mas não um endereço como info@example.com que é reencaminhado para a sua caixa de correio.
É por isso que o campo Os meus endereços de e-mail é importante:
- Aceda a Definições > Mensagem de ausência e abra Definições avançadas.
- Em Os meus endereços de e-mail, indique todos os endereços em que recebe e-mail, incluindo aliases e endereços de reencaminhamento (forwarders). Com Preencher com todos os meus endereços, o webmail importa os endereços das suas identidades.
- Clique em Guardar.
Se se esquecer do info@, um cliente que envie um e-mail para info@ não recebe a mensagem de ausência e poderá ficar à espera de uma resposta em vão.
4. Fora da data de início e de fim
Se tiver preenchido um Início e um Fim, a mensagem de ausência não faz nada fora desse período. Verifique se as datas estão corretas, incluindo o ano. Se as deixar em branco, a mensagem fica ativa enquanto o Estado estiver em Ligado. Ainda assim, definir uma data de início e de fim é a opção mais segura: assim, não corre o risco de se esquecer de desativar a mensagem.
Verificar rapidamente porque é que alguém não recebeu resposta
| Verifique | Onde |
|---|---|
| O Estado está em Ligado e o dia de hoje está entre o Início e o Fim? | Definições > Mensagem de ausência |
| Este remetente já recebeu uma resposta dentro do Intervalo de resposta? | Definições avançadas > Intervalo de resposta |
| Enviou o e-mail para um alias ou endereço de reencaminhamento que não consta de Os meus endereços de e-mail? | Definições avançadas > Os meus endereços de e-mail |
| Era uma newsletter, uma lista de correio ou uma mensagem automática? | Cabeçalhos da mensagem (Headers): List-Id ou Auto-Submitted |
| Há um filtro mais acima na lista que já move a mensagem? | Definições > Filtros |
Mantenha Ação para mensagem recebida em Manter. Assim, o e-mail recebido fica normalmente na sua caixa de correio e pode lê-lo quando regressar.
Os passos com capturas de ecrã encontram-se no manual do Roundcube em Configurar uma mensagem de ausência. Se utiliza o DirectAdmin, consulte Vacation Messages no manual do DirectAdmin.