Защо не всеки получава Вашето съобщение за отсъствие

Вашето съобщение за отсъствие е включено, но клиент казва, че не е получил отговор. Или някой го е получил първия път, но след това вече не. Обикновено това не е грешка: съобщението за отсъствие умишлено не отговаря на всеки имейл. В тази статия ще прочетете защо и как да го настроите така, че точните хора да получават отговор.

Как работи

Съобщението за отсъствие, което настройвате в webmail в Настройки > Отсъствие, технически представлява филтър на пощенския сървър. То се изпълнява в момента на получаване на имейла, т.е. и когато компютърът Ви е изключен. Правилата за такъв автоматичен отговор са описани в стандарта за Sieve съобщения за отсъствие, RFC 5230 (на английски). В него има няколко ограничения, които не позволяват съобщението за отсъствие да причини вреда.

1. Един отговор на подател за всеки интервал

Сървърът помни на кого вече е отговорил. В рамките на Интервал за отговор един и същ подател не получава втори отговор. Ако не изберете нищо, според стандарта интервалът е 7 дни. Ако някой Ви пише четири пъти за три дни, той ще получи само едно съобщение за отсъствие. Едва след изтичане на интервала ще получи ново, като напомняне, че все още отсъствате.

Тествахте ли съобщението си за отсъствие, като си изпратихте имейл от друг адрес? Тогава при втория тест вече няма да получите отговор. Това означава, че то работи.

2. Без отговор на пощенски списъци и автоматични имейли

Съобщение за отсъствие, което отговаря на пощенски списък с хиляда членове, или две автоматични съобщения, които безкрайно си отговарят едно на друго: никой не иска това. Затова според RFC 5230 (раздел 4.6) сървърът не отговаря на:

• имейли със заглавен ред List-Id или други List заглавни редове: бюлетини и пощенски списъци;
• имейли със заглавен ред Auto-Submitted със стойност, различна от no: автоматични съобщения, като друго съобщение за отсъствие или известие от система;
• имейли от адреси като MAILER-DAEMON или от адреси, които започват с owner- или завършват на -request.

Вашият собствен отговор също получава заглавния ред Auto-Submitted: auto-replied. Така друго съобщение за отсъствие знае, че не трябва да отговаря обратно. Освен това отговорът се изпраща до подателя от плика (Return-Path). При обикновен имейл това е адресът на подателя, а при системи често е технически адрес.

3. Само ако имейлът наистина е адресиран до Вас

Сървърът отговаря само ако някой от Вашите адреси присъства в заглавните редове До (To) или Cc. Така се избягват отговори на имейли, получени чрез списък или като Bcc. Сървърът познава адреса на Вашата собствена пощенска кутия, но не и адрес като info@example.com, който се пренасочва към Вашата пощенска кутия.

Затова полето Моите имейл адреси е важно:

1. Отидете в Настройки > Отсъствие и отворете Разширени настройки.
2. В Моите имейл адреси въведете всеки адрес, на който получавате поща, включително псевдоними и адреси за пренасочване (forwarders). С Попълване с всички мои адреси webmail взема адресите от Вашите самоличности.
3. Кликнете върху Запазване.

Ако забравите info@, клиент, който пише на info@, няма да получи съобщение за отсъствие и може напразно да очаква отговор.

4. Извън началния и крайния час

Ако сте попълнили Начален час и Краен час, съобщението за отсъствие не прави нищо извън този период. Проверете дали датите са верни, включително годината. Ако ги оставите празни, съобщението е активно, докато Състояние е Включено. Все пак началната и крайната дата са най-сигурният избор: така не можете да забравите да изключите съобщението.

Бърза проверка защо някой не е получил отговор

Оставете Действие за входящо съобщение на Задържане. Така полученият имейл остава в пощенската Ви кутия и можете да го прочетете след завръщането си.

Стъпките с екранни снимки ще намерите в ръководството за Roundcube в Настройване на съобщение за отсъствие. Ако използвате DirectAdmin, вижте Vacation Messages в ръководството за DirectAdmin.